mon apprenant est absent/en retard

L'apprentissage des langues en ligne est devenu de plus en plus populaire ces dernières années. Avec les progrès technologiques, il est désormais possible de suivre des cours de langue depuis le confort de son domicile. Cependant, il arrive parfois que les apprenants soient absents ou en retard pour diverses raisons. Alors, que faire dans de telles situations et combien de temps faut-il attendre ?

Tout d'abord, il est important d'établir une politique claire en ce qui concerne les absences et les retards. Lorsque vous commencez à enseigner en ligne, il est essentiel d'informer vos apprenants des attentes en termes de présence et de ponctualité. Expliquez-leur les conséquences d'une absence non justifiée ou d'un retard fréquent, afin qu'ils comprennent l'importance d'être présent et à l'heure.

ABSENCE

Il est essentiel d'avoir un système de notification en place pour gérer les absences des apprenants. Voici les deux options possibles lorsque cela se produit :

1. L'apprenant informe Knowledge Circle de son absence

Les apprenants sont encouragés à nous prévenir à l'avance s'ils ne peuvent pas assister à un cours. Ils peuvent le faire par l'un des trois moyens suivants :

• Mettre à jour eux-mêmes leur calendrier MyLearningMyWay : l'apprenant peut se connecter à son compte et y indiquer directement son absence..
• Envoyer un courriel à l'adresse suivante : scheduling@knowledgecircle.ca.
• Remplir un ticket dans le liveChat de notre site web.

2. Le professeur informe Knowledge Circle de l'absence d'un apprenant

Si un apprenant est absent sans avoir prévenu, c'est au professeur de signaler l'absence. Pour ce faire,

• utilisez le liveChat où un bouton "Report/Inform an Absence" est disponible.
• Envoyer un courriel à l'adresse suivante : scheduling@knowledgecircle.ca.

Un responsable pédagogique sera alors informé et pourra contacter l'apprenant ou son employeur pour demander des explications. Il se peut que l'apprenant ait rencontré un problème technique ou une urgence personnelle. Le responsable pédagogique pourra alors proposer une séance de rattrapage ou fournir les ressources nécessaires pour que l'apprenant puisse rattraper le contenu manqué.

Cette procédure garantit un suivi efficace des absences et permet de s'assurer que les apprenants ne prennent pas de retard dans leur formation.

POLITIQUE D'ANNULATION

Pour les apprenants, la politique d'annulation est généralement de 48 heures (24 heures pour certains contrats). Cela veut dire que lorsqu'un apprenant annule sa classe au dernier moment, les heures sont facturées et perdues. Un apprenant est un adulte responsable et en charge de sa formation offerte par son employeur qui a bien été informé de cette politique d'annulation au début de la formation !

Attention, cela ne s'applique par pour les apprenants dont la formation est en groupe.

RETARDS

Il est inévitable que certains apprenants arrivent en retard malgré vos instructions. Dans de tels cas, il est préférable de faire preuve de flexibilité, mais sans compromettre la qualité de l'enseignement. Voici les indications à suivre lorsque votre apprenant est en retard :

Si votre apprenant est en retard de quelques minutes, vous pouvez lui accorder un court délai d'attente (30 minutes). Cependant, il est important de ne pas retarder le début du cours pour les autres participants. Attendez le temps imparti, puis commencez la leçon.

Retard de manière répétée ou de manière significative

Si votre apprenant est en retard de manière répétée (plus de deux fois de suite) ou de manière significative, il est important d'aborder la question avec un responsable pédagogique. Lorsque cela se produit, prenez un moment pour discuter de l'importance d'arriver à l'heure et des conséquences que cela peut avoir sur son apprentissage. Il peut être utile de rappeler à l'apprenant que le temps de cours est précieux et qu'il est important de le respecter.

🚨 Absence de dernière minute : procédure pour le professeur

Lorsqu’un apprenant ou un groupe ne se présente pas à la dernière minute :

• ⏳ Suivre d’abord la politique d’attente
  Appliquez le temps d’attente prévu dans le tableau des retards (30 ou 45 minutes selon la durée du cours).

• 💬 Informer immédiatement via le LiveChat
  C’est l’action la plus importante : utilisez le bouton Report/Inform an Absence dans le LiveChat pour signaler l’absence.
  ➝ Ensuite, consignez aussi l’information dans le Summary Report.

• 👩‍🏫 Rester disponible pendant toute la durée prévue du cours
  Même si l’apprenant est absent, vous devez :

  • rester connecté et disponible,

  • surveiller vos notifications (LiveChat Interface, courriels, appels téléphoniques),

  • être prêt à accueillir un nouvel apprenant ou groupe assigné en urgence.

Cette disponibilité assure la continuité de service et permet de réagir rapidement à toute réaffectation de dernière minute.

💬 Envoyez un court message à votre apprenant via MS Teams

« Bonjour, je suis connecté à notre cours prévu, êtes-vous en mesure de vous joindre ? »

🎯 Objectif et pertinence

• Montre que vous êtes présent, ponctuel et engagé.

• Crée une trace écrite officielle dans l’espace de cours, confirmant que vous avez attendu et tenté de joindre l’apprenant.

• Clarifie la situation : l’absence est bien due à l’apprenant, et non au professeur.

🌟 Intérêt pour le professeur

• Protège votre professionnalisme et votre réputation auprès de l’employeur et de l’administration.

• Renforce votre image de formateur fiable et réactif.

• Réduit les risques de contestation (ex. : apprenant qui affirme que le professeur n’était pas connecté).

ATTENTION !!!

Pour cela, regarder le nom (titre) de la rencontre dans le calendrier MS Teams, il y toujours le nom de l'apprenant ou le nom du groupe qui est exactement le me que dans votre calendrier MyLearningMyWay

Chaque apprenant et chaque groupe ont un MS Teams diffèrent, ont une classe différentes donc il faut toujours bien quitter (signout) le compte MS Teams a la fin de chaque classe pour éviter de se retrouver dans la mauvaise classe.